Comment l’entreprise BOTREL passe-t-elle des outils bureautiques à une solution de gestion d’affaires centralisée et automatisée, sans révolution ?

L’accompagnement des équipes de SQI et l’agilité d’Espace Affaires seront les bases du nouveau Système d’Information

La société familiale BOTREL, basée à Ploumargoar dans les Côtes d’Armor (22), a été créée en 1966 par Michel, première génération d’une belle lignée d’entrepreneurs. Elle est ensuite dirigée par Christophe et, depuis 2021, c’est Yohann, petit-fils du fondateur, qui en est le Président du Directoire. « C’était une évidence pour moi, » nous confie-t-il. « Enfant, dès la fin des cours, je passais par l’entreprise de mon grand-père qui était juste à côté de chez nous. J’ai aimé ce métier, cette ambiance, ce monde, j’ai donc choisi mon cursus scolaire en fonction de cela, j’avais envie de continuer l’aventure, de la voir perdurer. J’ai intégré BOTREL en 2016. Je me suis formé, j’ai appris, j’ai compris, j’ai participé et j’en ai repris les rênes il y a 2 ans. »

Les métiers de BOTREL ? La société est spécialisée dans la plomberie, le chauffage, l’électricité et la ventilation. Elle aide à la réhabilitation, pour 80 % de son activité, de gros chantiers de logements sociaux ou collectifs, généralement dans les grandes villes et toujours en Bretagne. Ensuite, les autres 20 % sont consacrés au logements neufs et au tertiaire… Et toujours en Bretagne, sa terre de prédilection ! Elle réalise un chiffre d’affaires de 12 millions d’euros pour un effectif de 60 personnes, tous métiers confondus.

Son credo ? Réhabiliter entièrement un logement en 1 seule journée. Ce qui nécessite : engagement, réactivité, méthodologie et efficacité. « Notre objectif est d’occasionner un minimum de nuisance pour les locataires, puisque nous intervenons dans des logements occupés. C’est un respect que nous leur devons, comme nous le devons à nos clients, » ajoute-t-il.

Une organisation basée sur les outils bureautiques

Revenons sur les process et processus mis en place depuis 1966, qui ont certes évolué au fil des années et des innovations numériques. La société BOTREL répond exclusivement à des appels d’offres publics. Pour ce faire, elle commence, tout naturellement par le chiffrage, vient ensuite le bureau d’études qui va concevoir le dossier d’exécution. Le chargé d’affaires prend alors en charge les travaux, avec son équipe sur le terrain et pilote le chantier jusqu’à la livraison et tout au long du cycle de vie du projet. Les autres métiers à être impactés par la bonne gestion de la donnée sont, entre autres, la comptabilité, les achats, la logistique, sans oublier la direction.

Jusqu’en 2022, le suivi se faisait à l’aide de tableurs Excel. « Même si cela fonctionnait, rien n’était automatisé. Nous étions obligés de faire des vérifications manuelles entre le bon de commande et la facture, par exemple. Les recoupements n’étaient pas faciles et parfois pas fiables à 100%, » explique Yohann Botrel. « Il nous fallait une solution centralisée, globale, ergonomique, fonctionnelle et pérenne pour gérer notre donnée, du chiffrage à la facturation à l’achèvement. » La transformation numérique est en marche et la direction commence par faire un tour du marché pour trouver LA solution de chantiers adéquate.

2022… Comment passer à un Système d’Information simple, efficace et sécurisé ?

Après un premier tour des éditeurs spécialisés dans les domaines du BTP, mené à bien par la direction, restent en lice quelques solutions qui semblent correspondre aux enjeux de la société. A ce stade, le groupe projet en interne s’agrandit. Les différents métiers chez BOTREL sont associés au choix, du chargé d’affaires, à la compta, en passant par les chiffreurs, les achats, la logistique, etc. « Il fallait que l’adhésion soit collégiale et totale », confirme notre Président. « C’est un projet d’entreprise qui allait impacter tous les services ou presque, il était important que chacun puisse donner son avis sur la solution qui serait déployée. » Et le choix, à l’unanimité, se porte sur SQI et ses solutions Espace Affaires, pour le suivi de chantiers, EAF Évolution, pour le pointage et la gestion des temps, QDV, pour le chiffrage des devis et MyReport pour la partie Business Intelligence.

L’accompagnement au changement joue un rôle primordial dans cette transition. Il faudra, en effet, revoir un peu l’organisation chez BOTREL, sans tout casser, puisque celle qui était en place fonctionnait. L’objectif est d’homogénéiser les process, de centraliser et donc fiabiliser les informations, d’intégrer les solutions métiers à l’environnement informatique existant, dont Sage pour la compta, d’avoir une vision en temps réel, large et globale autant que parcellaire, de l’activité. Un challenge relevé, étape par étape, et haut la main par les équipes de l’entreprise bretonne et l’équipe de consultants chez SQI.

Les bénéfices 1 an après ?

Ils sont nombreux, pas toujours quantifiables, mais vérifiables. Aujourd’hui, l’ ERP de chiffrage QDV est à la disposition de la direction et des chiffreurs, la solution de gestion de chantiers Espace Affaires, quant à elle, est à la disposition des différents métiers transverses au sein de BOTREL, et ce ne sont pas moins de 50 solutions mobiles pour la gestion des temps EAF Évolution, qui permettent aux personnes sur le terrain, les plombiers/chauffagistes et les électriciens, de faire leur pointage n’importe où, à partir d’un device mobile.

Outre la centralisation de la donnée et l’automatisation des taches, qui évitent les doubles saisies et donc, offrent la possibilité à chacun de se concentrer sur sa valeur ajoutée ‘métier’, les autres bénéfices sont, dans l’ordre ou dans le désordre : un gain de temps certain pour les chargés d’affaires grâce à un suivi plus fluide, notamment au niveau des factures qui n’ont plus besoin d’être revalidées. En effet, aujourd’hui 80% passent directement en compta en toute sécurité ; une analyse plus fine, poste par poste et immédiate des achats par projets ; l’homogénéisation de l’organisation en interne ; la facilité de prise en main des nouveaux outils ; une vision analytique et globale pour un pilotage en temps réel pour la direction ; une parfaite intégration dans le Système d’Information existant ; la prise en compte des besoins métiers de BOTREL pour adapter les solutions digitales à la société et non l’inverse.

Conclusion

Laissons le mot de la fin à Yohann Botrel, passionné par son métier et par l’aventure familiale, qui est à la base du changement tout en douceur pour sa société éponyme. « Il n’est pas toujours facile de passer d’une organisation semi manuelle, basée sur les outils bureautiques standards, même si nous les avions spécifiés et optimisés au fil des ans, à une gestion centralisée numérique. La transition s’est faite en douceur et par étape, et ce, pour plusieurs raisons. La première, et peut-être la plus importante, est l’adhésion unanime de nos collaborateurs au nouveau Système d’Information. Ensuite, vient la technologie choisie. Elle doit être simple, agile, robuste, adaptable, fonctionnelle et pérenne, ce qui est le cas pour les progiciels de SQI et de ses partenaires. Et enfin, l’accompagnement au quotidien, ou presque, des consultants, qui doit inclure connaissance de notre métier, réactivité, proactivité, écoute, maitrise et conseil, est un vecteur essentiel de sérénité pour tous.

Aujourd’hui, nous avons un ERP métier qui fluidifie et sécurise notre flux de données, que ce soit en backoffice ou sur le terrain, en toute mobilité. Il nous reste encore à mettre en place MyReport pour améliorer et affiner nos analyses sur des indicateurs clés. Ce qui sera, à n’en pas douter, un excellent outil d’aide à la décision. Ce sont autant d’atouts pour relever d’autres défis dans notre secteur, notamment en termes de développement durable et plus spécifiquement d’optimisation des systèmes énergétiques grâce aux énergies renouvelables. Nous sommes prêts, nous avons les hommes, l’expertise, la méthodologie, la certification, la technologie de pointe et l’organisation pour gagner. »

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